برگزاری همایش

برگزاری همایش؛ دستورالعمل‌ها و مراحل برگزاری

اهمیت برگزاری همایش چیست؟

همیشه این سوال مطرح می‌شود که هدف از برگزاری فلان همایش چیست و چه منافعی برای برگزارکننده و حاضرین در همایش دارد. دلایل زیادی میتوان برای برگزاری همایش مطرح کرد ولی مهمترین دلایل آن را میتوان این موارد عنوان کرد:

  • برندینگ:
    در اغلب همایش‌ها این موضوع بعنوان مهم‌ترین هدف از برگزاری همایش مطرح است و از کانال‌های ارتباطی زیادی چه بصورت نرم‌افزاری و چه سخت‌افزاری برای این منظور استفاده میشود.
  • شبکه‌سازی:
    در همایش‌ها بواسطه حضور تعداد بالایی از مخاطبینی که یا مشتری خدمات شما و یا همکاران شما هستند موقعیت بسیار مناسبی برای لینک‌سازی بوجود می‌آید. شبکه‌سازی مهم‌ترین دلیل برای حضور اغلب حاضرین در همایش می‌باشد ذینفع این موضوع نیز بیشتر مخاطبین هستند تا برگزارکنندگان.
  • تبلیغات:
    یکی از دلایل مهم برای برگزاری همایش تبلیغ خدمات و یا محصولات شما می‌باشد. شما میتوانید بصورت مستقیم و یا غیرمستقیم به تبلیغ کالا و یا خدمات خود بپردازید. همینطور در خلال برنامه و با استفاده از ابزارهای تبلیغات محیطی و تولید محتوا میتوانید به تبلیغ اسپانسرهای برنامه نیز بپردازید.
  • کسب درآمد:
    بسیاری از همایش‌هایی که حول محور انتقال تجربه و آموزش برگزار میگردند برای دسترسی مخاطبین خود اقدام به فروش بلیط می‌کنند. این مورد نیز یک مدل درآمدی برای مجموعه‌های مختلف می‌باشد که اقدام به برگزاری همایش می‌کنند.

نکات مهم برگزاری همایش

برگزاری همایش نیز همانند هر نوع کار تیمی نیاز به رعایت یک سری اصول و نکات دارد. این نکات که حاصل تجربه صدها برنامه و همایش می‌باشد بشرح زیر است:

  • پیش‌بینی دقیق تعدا شرکت‌کنندگان
  • اجاره سالن همایش حداقل دو هفته قبل از شروع برنامه :
  • دعوت از مدعووین پس از قطعی شدن دریافت مجوز برگزاری
  • استقرار و تست تجهیزات تصویربرداری و پخش زنده یک روز قبل از اجرای برنامه
  • استفاده از تیم‌های مجرب و کارآزموده
  • دریافت تایید از مدیر و یا مسئول برگزاری برای محتوای کنداکتور
  • مکان و زمان برگزاری همایش در ساعات اوج ترافیک نباشد
  • علاوه بر عکاس تیم رسانه‌ای حتما یک نفر عکاس برای مستندسازی و پشت صحنه داخل سازمان خودتان در نظر بگیرید
  • مواردی مانند تهویه سالن، پذیرایی
  • در پایان همایش گزارش کتبی از مراحل اجرا، ضعف‌ها و حاشیه‌های آن را صورتجلسه نمایید.

نحوه برگزاری همایش

تمامی مواردی که تا اینجای مقاله به آن اشاره کردیم اطلاعات کافی برای برگزاری رویداد یا همایش را به شما می‌دهد ولی در عمل شاید با چالش‌های زیادی روبرو شوید که پیش‌بینی نکردید یا حتی گاها برخی از موارد بالا را با حساسیت کافی پیگیری نکردید و در حین اجرا چالش‌آفرین شده است. در استانداردترین حالت شما برای جلوگیری از ایجاد خطا باید بخش‌های زیادی از اجرای رویداد را به تیم‌های مجرب برونسپاری کنید. دلیل اینکار اهمیت اجرای دقیق کارها و برگزاری یک رویداد استاندارد می‌باشد چون همانطور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم برگزاری صحیح همایش برای شما و برندتان حیاتی می‌باشد و شاید هر سال یکبار اینچنین مراسمی برگزار می‌کنید. بنابراین مهم‌ترین کاری که باید انجام دهید واگذاری انجام بسیاری از وظایف به یک برگزارکننده رویداد و همایش بسپارید و خودتان به مسائل مدیریتی، تشریفات و نظم رویداد بپردازید.

چرا سه‌میم؟

تحلیل و بازنگری بیزینس مدل شما

تدوین یا تحلیل استراتژی برندینگ

تحلیل و بازنگری برنامه بازاریابی

سفارشی‌سازی انبوه

طراحی برنامه بازاریابی و برندینگ دیجیتال

ثبت سفارش

ثبت سفارش

برای ثبت سفارش خود و انتخاب محصول و خدمات مورد نیاز با ما در ارتباط باشید و از طریق فرم رو به رو ثبت سفارش کنید�  تا در اسرع وقت کارشناسان ما با شما تماس حاصل کرده.

راه‌هــــــــــــایـــــــــــ ارتبــــــــــاطی

شما عزیزان سه میمی میتوانید از طریق شبکه های احتماعی سه میم با ما در ارتباط باشید
منتظرتون هستیم!